Czy 500 000 CHF odnosi się do wartości netto czy brutto zamówienia?

Wartość zamówienia odnosi się do wartości netto, tj. bez podatku VAT. Taki sposób obliczania wartości zamówienia wynika z art. 32 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Ponieważ pojęcie wartości zamówienia jest określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, to brak jest podstaw do przyjmowania innego znaczenia tego pojęcia, tym bardziej że dokumenty dotyczące SPPW nie zawierają odmiennych postanowień w tym zakresie.

Ponieważ wartość 500 000 CHF wskazana w par. 8 ust. 5 Umowy w sprawie realizacji projektu dotyczy wartości zamówienia ustalonej przed wszczęciem postępowania, to należy uznać, że jest to - zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych - wartość zamówienia bez podatku VAT.

***

*§ 8.*

1. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych w ramach Projektu zostaną przeprowadzone zgodnie z przepisami prawa krajowego i zgodnie z postanowieniami rozdziału 3.3 Aneksu 2 do Umowy ramowej.
2. Instytucja Realizująca dostarczy Instytucji Pośredniczącej _oświadczenie_ potwierdzające zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych z przepisami określonymi w ust. 1 w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe winny zawierać klauzulę antykorupcyjną. Wzór klauzuli antykorupcyjnej stanowi załącznik nr 6 do Umowy.
4. Dla zamówień publicznych o wartości przekraczającej progi wspólnotowe określone w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady 2004/17/WE (Dz. Urz. UE L 134
   z 30.04.2004 r., str. 1) oraz 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 114), Instytucja Realizująca przekaże Instytucji Pośredniczącej przetłumaczony na język angielski protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

* * *

Zwrot odsetek od wypłaconego dofinansowania ze środków europejskich oraz dotacji Ministra Zdrowia:

Zasady przekazywania odsetek, kar umownych i innych przychodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa ( Dz. U. 245 poz.1637 z poz. zm. ).

Zgodnie z § 4 ust. 7 rozporządzenia, odsetki od:

1. przekazanych w formie zaliczki środków zgromadzonych przez beneficjenta na wyodrębnionym rachunku do obsługi projektu finansowanego z udziałem środków europejskich;
2. zwrotów środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystanych z naruszeniem procedur właściwych dla realizacji wydatków w ramach danego programu lub projektu, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości;
3. środków pozostałych do rozliczenia przekazanych w ramach zaliczki

- w części odpowiadającej finansowaniu z budżetu środków europejskich, jak i z budżetu państwa, są przekazywane przez beneficjenta zgodnie z zasadami wdrażania danego programu operacyjnego lub odrębnymi przepisami, jak i w terminach w nich określonych, na rachunek instytucji, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie projektu, albo która wydała decyzję o jego dofinansowaniu lub która jest upoważniona, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wystawiania zleceń płatności.

W związku z powyższym pragniemy poinformować, iż odsetki narosłe na skutek realizacji projektów w ramach obszaru tematycznego "ochrona zdrowia" Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy należy zwracać na rachunek dochodów Ministerstwa Zdrowia: 
NBP o/o Warszawa 02 1010 10100013 0022 3100 0000, w terminie do 5 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca.
W tytule przelewu zawierającego zwrot odsetek należy podać:

• numer projektu
• rok, w którym przekazane zostały środki, których zwrot odsetek dotyczy
• rodzaj odsetek (bankowe, podatkowe)

* * *

Wytyczne w sprawie możliwości ponoszenia dodatkowych kosztów, nie ujętych w budżecie szczegółowym będącym załącznikiem do KPP:

W odpowiedzi na powstające w trakcie realizacji Państwa projektów potrzeby poniesienia wydatków nie ujętych w budżecie szczegółowym, będącym załącznikiem do KPP, strona szwajcarska przedstawiła rozwiązanie systemowe. Darczyńcy zaproponowali, aby rozpatrywać jako kwalifikowalne wydatki, które nie zostały ujęte w KPP w budżecie szczegółowym jeśli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

1. koszty te spełniają kryteria kwalifikowalności dla właściwego obszaru tematycznego,
2. Instytucja Realizująca (IR) wykaże, że wydatki te są niezbędne dla realizacji projektu ( w Raporcie okresowym)
3. możliwe przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetowymi nie będą przekraczały progów, o których mowa w art. 20. 3 lit. a Umowy w sprawie projektu.
4. koszty te nie przekraczają 15% danej kategorii budżetowej i nie są wyższe niż 20 000 PLN. Przez dana kategorię budżetową należy rozumieć kategorię, z której dokonywane jest przesunięcie. Jednocześnie wskazane limity 15% oraz 20 000 PLN odnoszą się do sumy kosztów niezaplanowanych w KPP w ramach kategorii budżetowej w danym okresie sprawozdawczym.

W celu uniknięcia sytuacji, iż dodatkowe koszty nie będą spełniały kryteriów kwalifikowalności, Instytucja Realizująca powinna skonsultować każdą zmianę budżetu projektu ex ante z Instytucją Pośredniczącą (IP). IR każdorazowo powinna przesyłać IP elektronicznie krótką informację na temat dodatkowych kosztów w projekcie wraz z ich uzasadnieniem. Jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni Instytucja Pośrednicząca nie zgłosi zastrzeżeń do przekazanych wyjaśnień, należy uznać, iż zostały one zaakceptowane.

* * *

Wytyczne ws. kwalifikowalności kosztów dojazdów oraz noclegów związanych ze szkoleniami personelu, a także kosztów wizyt studyjnych realizowanych przez beneficjentów końcowych w ramach Komponentu 2
(Cel 2 obszaru tematycznego: "ochrona zdrowia" Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy)

Szkolenia dla pracowników domów pomocy społecznej oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych:
W ramach kosztów szkoleń do dofinansowania kwalifikować się będą koszty dojazdów oraz koszty noclegów uczestników szkoleń, pod następującymi warunkami (Nie dotyczy kosztów dojazdów oraz noclegów związanych z krajowymi oraz zagranicznymi wizytami studyjnymi) :

• udział w szkoleniach odbywa się w ramach delegacji służbowej, udokumentowanej pisemnym poleceniem wyjazdu,
• koszty dojazdów oraz noclegów rozliczane są zgodnie z zasadami rozliczania krajowej delegacji służbowej, oraz z wykorzystaniem druków obowiązujących w danej instytucji dla udokumentowania delegacji służbowej, tj. zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
• koszty dojazdów oraz noclegów nie przekroczą 10% całkowitego budżetu Komponentu 2.

Wizyty studyjne (krajowe oraz zagraniczne) w ramach Komponentu 2 - zasady organizacji:

• zakres tematyczny wizyty studyjnej będzie ściśle związany z celami projektu,
• całkowity kwalifikowalny koszt wizyt studyjnych nie może przekraczać 15% całkowitego budżetu przewidzianego na Komponent 2. Instytucja Realizująca będzie odpowiedzialna za przestrzeganie tej proporcji,
• Instytucja Realizująca, właściwa dla projektu w ramach którego wizyta studyjna będzie się odbywać, dokona każdorazowo pisemnej akceptacji wizyty studyjnej w zakresie:
  •  
    • planowanego budżetu
    • programu wizyty studyjnej precyzującego m.in. miejsce wizyty, termin, listę wykładowców, instytucje w których wizyta będzie się odbywać , listę osób, z którymi będą prowadzone spotkania, warsztaty, dyskusje, itp.
    • listy uczestników wizyty studyjnej
• w celu zapewnienia jak najwyższej efektywności, wizyty studyjne będą organizowane dla grup co najmniej 10 osób. Możliwa, a nawet rekomendowana jest organizacja wizyty studyjnej dla kilku projektów łącznie. Co więcej, możliwe jest włączenie uczestników wizyty studyjnej z innych województw, w których wdrażane są programy w ramach Celu 2 obszaru tematycznego ochrona zdrowia" SPPW,
• sugerowana maksymalna liczba uczestników wizyty studyjnej nie powinna przekraczać 20 osób. Zbyt duża grupa uniemożliwi sprawne przeprowadzenie wizyty.
• koszty delegacji uczestników wizyty studyjnej odbywanej na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu, będą rozliczne zgodnie z przepisami obowiązującymi dla delegacji krajowych i zagranicznych (w przypadku delegacji zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
• do wniosku o płatność, w którym rozliczne będą koszty wizyty studyjnej, beneficjent końcowy zobowiązany jest załączyć:
  •  
    • akceptację wizyty studyjnej wydaną przez Instytucję Realizującą
    • dokumenty rozliczające delegację służbową uczestników wizyty
    • dowody poniesienia kosztów organizacji wizyty studyjnej (np. faktury/rachunki dot. wynagrodzenia tłumacza, wykładowcy, faktury za bilety, hotele, potwierdzenia dokonania płatności itp.)
    • sprawozdanie z wizyty studyjnej zawierające informacje jakie doświadczenia wyniesione z wizyty będą mogły być zastosowane w projekcie.

* * *

Schemat przepływu dokumentów przetargowych, dla przetargów powyżej 500 000 CHF, opracowany przez Krajową Instytucję Koordynującą w porozumieniu ze stroną szwajcarską.

Zgodnie z wolą darczyńców, Instytucja Realizująca jest zobowiązana do przekazywania każdorazowo stronie szwajcarskiej dokumentacji przetargowych dla zamówień publicznych o wartości powyżej 500 000 CHF, niezależnie od tego, czy taki warunek został wskazany wprost jako warunek w decyzji w sprawie zatwierdzenia projektu. Przepływ dokumentów przetargowych powinien odbywać się wg następującego schematu:

• Instytucja Realizująca przekazuje Instytucji Pośredniczącej SIWZ w języku polskim celem jej wstępnej weryfikacji przez Instytucję Pośredniczącą.
• Instytucja Pośrednicząca po weryfikacji przekazanych dokumentów informuje Instytucję Realizującą o zajętym stanowisku. Stanowisko Instytucji Pośredniczącej w sprawie przekazanych dokumentów nie ma jednak charakteru wiążącego i nie oznacza potwierdzenia prawidłowości lub akceptacji treści dokumentacji przetargowej.
• Instytucja Realizującą dokonuje tłumaczenia SIWZ na język angielski.
• Instytucja Realizująca przekazuje przetłumaczoną dokumentację do Instytucji Pośredniczącej w terminie 30 dni przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
• Instytucja Pośrednicząca przekazuje przetłumaczoną dokumentację stronie szwajcarskiej najpóźniej na 20 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem procedury przetargowej.  

* * *

Trwałość projektów

Podstawą dla wyjaśnienia kwestii obowiązków Instytucji Realizującej związanych z zapewnieniem operacyjności programu po jego zakończeniu jest treść Umowy w sprawie Projektu zawartej przez KIK z SDC. Stanowi ona bezpośrednio w art. 16 ust. 1 o okresie operacyjności programu, który liczony jest od dnia jego zakończenia i wynosi 5 lat. Umowa nie przewiduje dodatkowego terminu 10 lat dla trwałości inwestycji infrastrukturalnych. Jednocześnie art. 11 stanowi o terminie zachowania własności rzeczy nabytych w ramach programu, który liczy się również od dnia jego zakończenia, a długość ta pokrywa się z okresem operacyjności. Również termin na przeprowadzenie kontroli operacyjności programu przez przedstawicieli Szwajcarii wynosi 5 lat od jego zakończenia zgodnie z art. 10 Umowy w sprawie Projektu. Analogiczne terminy stosuje się zgodnie z zapisami Umowy/Porozumienia ws. Realizacji Projektu ( art. 7 ust. 7 /art. 7 ust. 6 dla okresu operacyjności projektu, art. 9 ust.2 w sprawie terminu zachowania własności rzeczy oraz art. 14 ust. 3 / art. 13 ust. 3 w sprawie terminu na przeprowadzenie kontroli).

Jeśli chodzi o datę zakończenia programu, to wskazana jest ona w art. 22 ust. 2 Umowy ws. Projektu oraz w art. 3 ust. 2 Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu. Jest więc to data od której należy liczyć obowiązek utrzymania rezultatów programu. Chodzi tu o cały program, w tym wszystkie projekty realizowane przez beneficjentów końcowych, a obowiązek ten dotyczy strony Umowy ws. Projektu czyli rządu RP reprezentowanego odpowiednio przez MRR a w ramach Umowy ws. Realizacji Projektu/ Porozumienia ws. Realizacji Projektu, przez Instytucję Pośredniczącą. Zatem każdy z projektów beneficjentów końcowych powinien być operacyjny przez okres odpowiadający operacyjności całego programu.

Analogicznie powinien być liczony termin przechowywania dokumentacji, o którym mowa w art. 16 ust. 3 Umowy ws. Projektu, art. 7 ust. 4 Umowy w sprawie Realizacji Projektu oraz art. 7 ust. 3 Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu

* * *

Wytyczne w sprawie opisu dokumentu
Opis dokumentu powinien być naniesiony na dokumencie (np. na jego odwrocie). Tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. brak miejsca na dokumencie) opis może być zrobiony na oddzielnej kartce, na trwałe spiętej z dokumentem.

Opis dokumentów (faktur, rachunków, list płac itp.), dokumentujących poniesione wydatki w ramach projektów realizowanych ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, powinien zawierać następujące elementy:

1. tekst:
„Dotyczy programu realizowanego przy dofinansowaniu ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Umowy w sprawie realizacji Projektu nr..................
2. Numer oraz tytuł programu .....................
3. Kategoria wydatków (zgodnie z Uproszczonym Budżetem Projektu) ...............
4. Dotyczy............... (opis mówiący za co jest faktura i potwierdzenie wykonania usługi, dostawy itd. zgodnie z umową/zleceniem Nr ...............z dnia ............)
5. Opis procedury wyboru wykonawcy .....................
6. Kwota wydatków kwalifikowalnych .....................
7. Kwota wydatków niekwalifikowanych ..................
8. Klasyfikacja budżetowa (jeśli dotyczy)/rodzaj wydatku ................................. (inwestycyjny/ nieinwestycyjny)
9. Źródła finansowania:

                                               SPPW 85% .....................

                                               współfinansowanie 15% .....................

                                               (podać źródło współfinansowania)........................

                                               Razem ...............

Zatwierdzenie na pieczęci:

                                - merytoryczne ............(podpis, data)

                                - formalne i rachunkowe: ............... (podpis, data)

                                - do wypłaty: (kwota)

        - podpis Głównego Księgowego lub Dyrektora    jednostki

* * *

System przepływów finansowych SPPW

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokonało zmian w Systemie Przepływów Finansowych Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy zgodnie z obowiązującym przepisami prawa oraz zasadami wdrażania projektów w ramach SPPW. Dokument zatwierdzony przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego znajduje się tutaj.

* * *

Postępowania przetargowe powyżej 500 tys. CHF

Uprzejmie przypominamy, iż zgodnie z ustępem 3.3 Załącznika nr 2 do Umowy Ramowej pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną z dnia 20 grudnia 2001 r. przedstawiciele Szwajcarii mogą żądać przedłożenia dokumentacji przetargowej dla postępowań o wartości przekraczającej 500 000 CHF.

W związku z powyższym we wzorach umów ws. realizacji projektów wprowadzono postanowienia w § 8, które nakładają na Instytucję Realizującą obowiązek dostarczenia na wniosek strony szwajcarskiej do Instytucji Pośredniczącej, tłumaczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, a także innych dokumentów przetargowych jeśli wymaga tego strona szwajcarska.

Mając na względzie powyższe, Krajowa Instytucja Koordynująca rekomenduje, w przypadku przekazania stronie szwajcarskiej dokumentacji przetargowej, wraz z opublikowaniem ogłoszenia o zamówieniu publicznym na stronie internetowej zamawiającego jednoczesne zamieszczenie tłumaczenia tej dokumentacji na język angielski.

* * *

Informacja i promocja - wytyczne

Krajowa Instytucja Koordynująca i strona szwajcarska uzgodniły obowiązkowe i zalecane wzory materiałów informacyjno-promocyjnych dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, tj. m.in. wzory tablic informacyjnych i pamiątkowych, naklejek, papieru firmowego, prezentacji itp., stanowiące uzupełnienie pakietu wytycznych ws. informacji i promocji. Prace nad wytycznymi ws. informacji i promocji zostały zakończone. W ich skład wchodzą następujące dokumenty:

• Szwajcarko-Polski Program Współpracy. Informacja i promocja. Wytyczne dla beneficjentów
• Załącznik nr 1: Księga identyfikacji wizualnej Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy
  • Część 1 - Księga znaku Swiss Contribution
  • Część 2 - Obowiązkowe i rekomendowane wzoru materiałów promocyjnych
• Załącznik nr 2: Skrócona księga znaku Bundeslogo (logo konfederacji Szwajcarskiej)

Ww. dokumenty znajdują się tutaj.

* * *

Opis systemu zaliczkowego

Opis systemu zaliczkowego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy/ opracowany przez Krajową Instytucję Koordynującą znajduje się tutaj. Dokument ten jest przydatny dla Instytucji Realizujących programy w ramach Celu 2.