Ministerstwo Zdrowia w celu oszacowania wartości zamówienia zaprasza do składania ofert szacunkowych na kompleksową obsługę serwisową urządzeń poligraficznych eksploatowanych w Departamencie Funduszy Europejskich w Ministerstwie Zdrowia na zasadzie kontraktu serwisowego, opartego na kosztach wykonania 1 wydruku monochromatycznego (czarno-białego A4 i A3), bez względu na model urządzenia.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa serwisowa urządzeń poligraficznych eksploatowanych w Departamencie Funduszy Europejskich w Ministerstwie Zdrowia na zasadzie kontraktu serwisowego, opartego na kosztach wykonania 1 wydruku monochromatycznego (czarno-białego A4 i A3), bez względu na model urządzenia.

2. Obsługa serwisowa będzie świadczona od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej jednak niż od dnia od 24 lipca 2014 do dnia 31 grudnia 2015 roku.

3. Dla celów oszacowania ceny Zamawiający informuje, że na łącznie około 40 urządzeniach średnio w miesiącu wykonywanych jest ok. 50.000 wydruków, w tym ok. 500 wydruków kolorowych.

4. W związku z faktem, iż wydruki kolorowe stanowią ok. 1% średniomiesięcznego wolumenu wszystkich wydruków Zamawiający ustala, że będą one traktowane i rozliczane jako wydruki monochromatyczne.

5. Obsługa serwisowa będzie świadczona w siedzibie Departamentu Funduszy Europejskich Ministerstwa Zdrowia w Warszawie, ul. Długa 38/40. Jeżeli w czasie trwania umowy wystąpią okoliczności, w wyniku których konieczna będzie zmiana miejsca świadczenia obsługi serwisowej, Zamawiający pisemnie poinformuje Wykonawcę o tym fakcie.

6. Obsługa serwisowa będzie świadczona w dni robocze, w godzinach roboczych między 815 a 1615 i wykonania czynności opisanych w pkt. 8 najpóźniej w ciągu 6 godzin roboczych od chwili otrzymania zgłoszenia.

Wyjaśnienie: Zgłoszenie otrzymane w czwartek o godz. 15.15 musi być zrealizowane do godz. 13.15 w piątek.

7. Urządzeniami poligraficznymi w rozumieniu Zamawiającego są drukarki, fax-y, kopiarki, urządzenia wielofunkcyjne itp. urządzenia biurowe służące do drukowania, skanowania oraz przesyłania fax-ów.

8. W zakres obsługi serwisowej wchodzą:
a) przeglądy serwisowe, obejmujące regulacje, konserwacje, naprawy i inne czynności niezbędne do zapewnienia prawidłowego i ciągłego funkcjonowania urządzeń poligraficznych,
b) wymiana i/lub uzupełnianie na koszt Wykonawcy uszkodzonych i/lub wyeksploatowanych części urządzeń poligraficznych,
c) zapewnienie urządzeń zastępczych,
d) zapewnienie dostawy (wymiany i/lub uzupełniania) wszystkich części i materiałów eksploatacyjnych (z wyłączeniem papieru kserograficznego) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania urządzeń poligraficznych,
e) w przypadku urządzeń objętych gwarancją przejęcie przez Wykonawcę obowiązków gwaranta,
f) pomoc techniczna z zakresu obsługi urządzeń poligraficznych objętych serwisem.

9. Zamawiający wymaga, aby wszystkie części i materiały eksploatacyjne, w tym tonery były autoryzowane przez producenta lub równoważne tzn. produkty firmy innej niż producent urządzenia, spełniające łącznie następujące wymagania: fabrycznie nowe - nie regenerowane, nieużywane (tzn. oryginalnie zapakowane) i wolne od wad fizycznych oraz prawnych.

10. Równoważna część zamienna oraz materiał eksploatacyjny dodatkowo musi spełniać łącznie poniższe wymagania:
a) musi posiadać te same lub lepsze parametry techniczno - jakościowe, co autoryzowany produkt producenta urządzenia, a w przypadku tonera w szczególności wymagane jest dotrzymanie parametrów zaczernienia, ostrości, kontrastu wydruku oraz wydajności, jak dla oryginalnych tonerów,
b) każdy element musi być wyrobem fabrycznie nowym, nieużywanym i nie pochodzącymi z procesu regeneracji i refabrykacji (tzw. odzysku),
c) nie może wpływać negatywnie na pracę samego urządzenia.
Tym samym Wykonawca zobowiązuje się, że do realizacji przedmiotu zamówienia nie będzie stosował części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych po regeneracji i refabrykacji.

11. Płatność za obsługę serwisową, o której mowa w pkt 5 SOPZ zawiera:
a) koszty dostawy wszystkich materiałów eksploatacyjnych (z wyłączeniem papieru kserograficznego), w tym dostawę i wymianę tonerów, bez względu na to jak duże jest zaczernienie oryginałów,
b) koszty dostawy i wymiany uszkodzonych lub wyeksploatowanych części, które powodują nieprawidłowe funkcjonowanie urządzenia na materiały eksploatacyjne i części eksploatacyjne fabrycznie nowe, zgodnie z zaleceniami producenta urządzenia,
c) koszty wykonania przeglądów, czyszczenia z zewnątrz i wewnątrz, regulacji i napraw niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urządzenia, w tym programowanie parametrów urządzeń zgodnie z dokumentacją techniczną producenta urządzenia,
d) koszty zapewnienia urządzeń zastępczych, w tym ich instalacje i konfiguracje,
e) koszty dojazdów, robocizny oraz wszelkie inne koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, mające wpływ na cenę.

12. Płatność za obsługę serwisową, o której mowa w pkt 5 nie zawiera:
a) prac związanych z zewnętrzną instalacją elektryczną, usuwaniem skutków uszkodzeń powstałych w wyniku nieprawidłowego zasilania w energię elektryczną,
b)prac związanych z usuwaniem uszkodzeń, usuwaniem zabrudzeń oraz wymianą części zamiennych, które są skutkiem nieprawidłowego działania pracowników Zamawiającego obsługujących urządzenie, np.: niestosowania się do zaleceń instrukcji obsługi lub stosowania części i materiałów nie sprzedawanych i nie zalecanych przez Wykonawcę.

13. Wykonawca zobowiązany jest do przyjazdów w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca do siedziby Zamawiającego, by wspólnie z jego przedstawicielem dokonywać spisu stanów liczników urządzeń poligraficznych. Formularz spisu stanów liczników urządzeń poligraficznych, podpisany przez obie Strony, będzie podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT za dany miesiąc.

14. Obsługa techniczna urządzeń będzie wykonywana przez pracowników Wykonawcy przeszkolonych przez producenta.

15. W przypadku stwierdzenia przekroczeń zużycia tonera w stosunku do wartości określonych przez producenta urządzenia Wykonawca dokona jego wymiany na fabrycznie nowy, nieużywany, wolny od wad fizycznych oraz prawnych.

16. Zużyte pojemniki po materiałach eksploatacyjnych i zużyte elementy urządzeń, bezpośrednio po zainstalowaniu nowych stają się własnością Wykonawcy i tym samym nie mogą być pozostawione w siedzibie Zamawiającego.

17. W przypadku braku możliwości dokonania naprawy, usunięcia usterki, awarii urządzeń w czasie określonym w pkt. 6 Wykonawca zobowiązany jest dokonać naprawy poza siedzibą Zamawiającego. W takim przypadku urządzenie może być wyniesione poza siedzibę Zamawiającego jedynie na podstawie pisemnej zgody Zamawiającego.

18. Na czas naprawy Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych niż urządzenie, które uległo awarii. Urządzenie zastępcze zostanie zainstalowane i skonfigurowane identycznie jak urządzenie, które uległo awarii.

19. W przypadku dostarczenia urządzenia zastępczego, Wykonawca zobowiązany jest do naprawy niesprawnego urządzenia oraz zainstalowania i uruchomienia go w ciągu 30 dni od przesłanego zgłoszenia.

20. W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z obowiązków opisanych w pkt. 19, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naprawy, usunięcia awarii lub nieprawidłowości na koszt Wykonawcy.

21. Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o uszkodzeniach i awariach urządzeń, których przyczyną może być zła jakość papieru, jednakże awarie takie i uszkodzenia wchodzą w zakres obsługi serwisowej i nie będą podstawą do roszczeń finansowych.

Oferta szacunkowa musi zawierać wskazanie proponowanej kwoty brutto za realizację przedmiotu zamówienia, obejmującą wszystkie koszty jego wykonania.

Proponowane wynagrodzenie musi zawierać wskazanie kwoty brutto oraz VAT* za realizację przedmiotu zamówienia przedstawioną w następujący sposób:
Wykonanie 1 wydruku monochromatycznego (czarno-białego), bez względu na model urządzenia, stanowiącego przedmiot zamówienia za wynagrodzenie w wysokości ....................... zł brutto, (słownie:.................................... zł brutto)
....................... zł netto, (słownie:.................................... zł netto)

Oferty szacunkowe prosimy przesyłać do dnia 23 maja 2014 r., drogą elektroniczną na adres e-mail: a.gorzoch@mz.gov.pl.
Wiadomość e - mail należy zatytułować: „Serwis urządzeń poligraficznych - szacowanie".

• złożenie oferty nie rodzi po stronie Wykonawcy roszczenia o zawarcie umowy;
• niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;
• Wykonawcy, którzy przedstawią ofertę szacunkową, zgodnie z art. 40 ust. 5a zostaną poinformowani o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. (22) 53 00 270.