Ministerstwo Zdrowia w celu oszacowania wartości zamówienia zaprasza do składania ofert szacunkowych na kompleksową organizację 2-dniowej międzynarodowej konferencji horyzontalnej, w której każdego dnia uczestniczyło będzie maksymalnie 200 osób, w tym: zapewnienie:  sal konferencyjnych, usługi hotelarsko - gastronomicznej , usługi tłumaczenia symultanicznego i pisemnego.

Zapewnienie miejsca konferencji

Konferencja musi być zorganizowana w hotelu o standardzie minimum czterogwiazdkowym[1], zlokalizowanym w Warszawie w dzielnicy Śródmieście (z bezpośrednim połączeniem środkami komunikacji miejskiej z dworca Warszawa Centralna, bez konieczności dokonywania przesiadki).

Zapewnienie sal konferencyjnych

Zakłada się, że konferencja odbędzie się na przełomie września i października 2014 r.

Wykonawca zapewni łącznie 5 sal konferencyjnych na potrzeby sesji plenarnych, paneli tematycznych oraz konferencji prasowej:

• jedną salę dla wszystkich uczestników w I dniu konferencji - sesja plenarna;

• trzy sale dla uczestników paneli tematycznych w II dniu konferencji;

• jedną salę, w której zorganizowana zostanie konferencja prasowa.

Sale konferencyjne muszą być dostosowane do przewidywanej liczby uczestników tj.

• maksymalnie 200 uczestników konferencji (sesja plenarna w I dniu konferencji);

• drugiego dnia: 1 sala dla maksymalnie 120 i dwie sale po 80 uczestników w każdej

• jedna sala dla maksymalnie 20 uczestników konferencji prasowej - na zakończenie drugiego dnia obrad.

Wyposażenie sali konferencyjnej do sesji plenarnej:

I dzień obrad:

• stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla maksymalnie 10 osób (ostateczna liczba miejsc zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w przeddzień konferencji), w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę;

• napoje dla osób siedzących przy stole prezydialnym (butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana);

• rezerwacja (z wykorzystaniem np. etykiet) pierwszego rzędu miejsc siedzących dla wskazanych imiennie przez Zamawiającego uczestników konferencji; 

• nagłośnienie - minimum 4 multifony na stole prezydialnym oraz 3 mikrofony bezprzewodowe dla pozostałych uczestników; 

• ekran;

• mównica;

• tabliczki z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem i reprezentowaną instytucją dla osób zasiadających przy stole prezydialnym;

• miejsca siedzące dostosowane do liczby uczestników, w ustawieniu teatralnym;

• klimatyzacja;

• dostęp do internetu;

• kabina dla co najmniej dwóch tłumaczy symultanicznych;

• zaplecze sanitarne i szatnia w bezpośrednim sąsiedztwie sali.

Wykonawca zapewni również niezbędny sprzęt audio-video (obraz i dźwięk), umożliwiający transmisję obrad konferencji oraz dwa telewizory plazmowe/LCD (min. 40 cali) zlokalizowane na końcu sali konferencyjnej oraz przed wejściem do sali konferencyjnej. W czasie przerw w trakcie obrad na ekranach Wykonawca zapewni emisję spotów reklamowych. Spoty dostarczone zostaną przez Zamawiającego po zawarciu umowy.

Wyposażenie sal konferencyjnych do paneli tematycznych:

II dzień obrad:

• dwa stoliki dla 4 osób każdy i 8 eleganckich foteli (po 4 fotele przy każdym stoliku) - umożliwiające swobodny widok na ekran oraz salę;

• napoje dla osób siedzących przy ww. stolikach (butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana);

• nagłośnienie - minimum 4 multifony na stole prezydialnym oraz 3 mikrofony bezprzewodowe dla pozostałych uczestników; 

• ekran;

• mównica;

• tabliczki z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem i reprezentowaną instytucją dla osób zasiadających przy stole prezydialnym;

• miejsca siedzące dostosowane do liczby uczestników, w ustawieniu teatralnym;

• klimatyzacja;

• dostęp do internetu;

• kabina dla co najmniej dwóch tłumaczy symultanicznych;

• zaplecze sanitarne i szatnia w bezpośrednim sąsiedztwie sali.

Zapewnienie rekrutacji uczestników konferencji

Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników konferencji z wykorzystaniem własnej, dedykowanej na ten cel strony internetowej. Zawierać będzie ona informacje na temat konferencji (informacje techniczne, mapę lokalizacji, informacje kontaktowe, informacje w zakresie zakwaterowania) i moduł aplikacyjny z generatorem kodu QR umożliwiający eksportowanie danych uczestników konferencji do bazy danych uczestników. Moduł aplikacji musi odbierać dane wejściowe od uczestników (poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego) i wygenerować potwierdzenie zgłoszenia gotowe do wydruku w formacie PDF z kompatybilnym kodem QR. Zakres informacji zawartej w module aplikacji zostanie ustalony po zawarciu umowy z Wykonawcą.

Zapewnienie miejsc noclegowych

Wykonawca zapewni noclegi dla maksymalnie 30 uczestników konferencji (jedna doba hotelowa). Wykonawca zapewni nocleg uczestnikom pomiędzy I a II dniem konferencji.

Konfiguracja pokoi: jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym. Nocleg musi być zapewniony w tym samym obiekcie, w którym odbędzie się konferencja.

Zapewnienie wyżywienia

Wykonawca zapewni wyżywienie uczestnikom konferencji, zgodnie z poniższym zapotrzebowaniem w poszczególnych dniach:

I dzień konferencji

• całodniowy serwis kawowy zawierający

• obiad: zasiadany, w formule szwedzkiego stołu, w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji;

• kolacja w formie bankietu.

Obiad musi się składać z:

• sałatek (minimum 3 rodzaje);

• przystawki typu tartinki (minimum 2 rodzaje);

• zup (minimum 2 rodzaje);

• drugiego dania (minimum 4 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska, 2 na bazie ryb lub owoców morza);

• dodatków ciepłych do dania głównego (minimum 6 rodzajów);

• surówek (minimum 3 rodzaje);

• deseru (minimum 3 rodzaje, w tym minimum 2 ciasta, z wyłączeniem ciast drożdżowych) - owoców (winogrona, gruszki, śliwki, jabłka);

• napojów zimnych: wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki;

• napojów gorących: kawa i herbata.

Bankiet dla wszystkich uczestników konferencji - zasiadany, z obsługą kelnerską - w odrębnym pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji.

Posiłek bankietowy:

• 3 przystawki;

• 3 zupy;

• 2 dania główne;

• 3 surówki dobrane do każdego z dań głównych;

• 3 desery

Dla uczestników bankietu dostępne będą również:

• napoje ciepłe, napoje zimne, soki

II dzień konferencji

• śniadanie dla osób korzystających z noclegu - zgodnie z obowiązującym w danym dniu menu hotelowym;

• całodniowy serwis kawowy (jak I dnia konferencji);

• obiad (jak I dnia konferencji).

Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego i tłumaczenia materiałów na język angielski

Wykonawca zapewni:

• tłumaczy - dwóch pierwszego dnia i sześciu drugiego dnia konferencji (po dwóch tłumaczy do każdego panelu tematycznego)

• infrastrukturę do tłumaczenia (kabiny tłumaczy, obsługę techniczną, odbiorniki dla uczestników w liczbie dostosowanej do liczby uczestników).

Wykonawca zapewni też tłumaczenie pozostałych materiałów/informacji dotyczących konferencji, w szczególności: oznaczenie miejsc konferencji, drogowskazów, agendy, menu, tabliczek na stole prezydialnym.

Zapewnienie transportu uczestnikom konferencji

W ramach wynagrodzenia Wykonawca zapewni transport dla gości (do 20 osób), wskazanych przez Zamawiającego, z lotniska im. Fryderyka Chopina w Warszawie lub lotniska w Modlinie do miejsca konferencji (w pierwszym dniu konferencji) oraz z miejsca konferencji na lotnisko im. Fryderyka Chopina w Warszawie lub lotniska w Modlinie (w drugim dniu konferencji).

Pozostałe zadania Wykonawcy

• zapewnienie osoby odpowiedzialnej (koordynatora) za organizację konferencji,

• zapewnienie moderatora konferencji w I dniu konferencji i podczas podsumowania na jej zakończenie;

• zapewnienie prowadzenia recepcji konferencji - 4 osoby będące pracownikami hotelu;

• oznakowanie sal konferencyjnych,

• przewóz i przygotowanie pakietów konferencyjnych

• zapewnienie maksymalnie 10 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji.

Oferta szacunkowa musi zawierać wskazanie proponowanej kwoty brutto za realizację przedmiotu zamówienia, obejmującą wszystkie koszty jego wykonania.

Zakłada się, że przedmiot zamówienia powinien zostać zrealizowany w terminie do 40 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosi ...........................    zł brutto, w tym podatek od towarów i usług wynosi ...........................    zł.

Oferty szacunkowe prosimy przesyłać do dnia .............................. 2014 r., drogą elektroniczną na adres e-mail: a.gorzoch@mz.gov.pl.

Oferty szacunkowe prosimy przesyłać do dnia 21 czerwca 2014 r., drogą elektroniczną na adres e-mail: a.gorzoch@mz.gov.pl.

Wiadomość e - mail należy zatytułować: „Konferencja horyzontalna - szacowanie".

• złożenie oferty nie rodzi po stronie Wykonawcy roszczenia o zawarcie umowy;

• niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;

• Wykonawcy, którzy przedstawią ofertę szacunkową, zgodnie z art. 40 ust. 5a zostaną poinformowani o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. (22) 53 00 270.

[1] Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz.169 z późn.zm.)