W związku z trwającą oceną formalną wniosków aplikacyjnych złożonych w konkursie ogłoszonym w ramach Programu PL07 Poprawa i lepsze dostosowanie ochrony zdrowia do trendów demograficzno-epidemiologicznych dofinansowanego ze środków funduszy norweskich i EOG 2009-2014 oraz pojawiającymi się pytaniami ze strony wnioskodawców odnośnie możliwości rozpoczęcia realizacji działań w projekcie przed otrzymaniem decyzji Ministra Zdrowia o przyznaniu dofinansowania na realizację projektu uprzejmie informujemy, że istnieje możliwość rozpoczęcia przygotowania postępowań/procedur przetargowych dotyczących działań planowanych do realizacji w ramach projektu przed uzyskaniem w/w decyzji Ministra Zdrowia, przy jednoczesnym założeniu poniesienia wszelkich wydatków związanych z realizacją projektu dopiero w okresie kwalifikowalności wydatków, tj. po otrzymaniu decyzji Ministra Zdrowia o przyznaniu dofinansowania na realizację projektu. Jednocześnie zwracamy uwagę, że wydatki poniesione przed uzyskaniem decyzji Ministra Zdrowia o przyznaniu dofinansowania nie są kwalifikowalne. Wydatki uznaje się za poniesione, gdy koszt został zafakturowany, zapłacony, a przedmiot dostarczony (w przypadku towarów) lub wykonany (w przypadku usług i robót) i odebrany. Natomiast wydatki związane z przygotowaniem wniosku oraz dokumentacji niezbędnej do podpisania umowy w sprawie projektu zgodnie z dokumentacją aplikacyjną nie są kwalifikowalne. W związku z możliwością nieuzyskania dofinansowania na realizację projektu ryzyko związane z wcześniejszym rozpoczęciem prac planowanych w ramach projektu i wynikających z tego zobowiązań spoczywa na wnioskodawcy.
Ponadto wnioskodawców obowiązuje art. 7.16 Regulacji w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014, przytoczony poniżej:
„1. Na każdym poziomie wdrażania programów i projektów należy przestrzegać krajowego i unijnego prawa zamówień publicznych.
2. Beneficjent, który otrzymuje 50% lub więcej wydatków kwalifikowalnych projektu w formie dofinansowania w ramach Mechanizmu Finansowego EOG/NMF na lata 2009-2014 powinien przeprowadzić procedurę zamówienia publicznego dla tego projektu zgodnie z krajowym prawem zamówień publicznych, tak jak gdyby był on zamawiającym w rozumieniu art. 1 ust. 9 dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur składania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi. Niniejszy ustęp stosuje się mutatis mutandis do partnerów projektu.
3. Postanowień ust. 2 nie stosuje się do organizacji pozarządowych, chyba że kwota zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne określone dla zamówień publicznych.
4. Jeśli umowy zawierane w ramach wdrażania programu są poniżej krajowych lub unijnych progów określonych dla zamówień publicznych lub poza zakresem stosowania prawa zamówień publicznych, składanie takich zamówień (w tym procedury przed składaniem) oraz warunki tych umów muszą być zgodne z najlepszymi praktykami gospodarczymi, w tym odpowiedzialnością, muszą umożliwiać pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami, na przykład w drodze skutecznego porównania cen, oraz zapewnić optymalne wykorzystanie środków z Mechanizmu Finansowego EOG/NMF na lata 2009 - 2014"(...).
Mając na uwadze powyższe zapisy, wszyscy beneficjenci, którzy otrzymują 50% lub więcej wydatków kwalifikowalnych projektu w formie dofinansowania ze środków MF EOG lub NMF 2009-2014, zobowiązani są do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przy ponoszeniu wydatków w ramach planowanego do realizacji projektu. Wymóg ten dotyczy również podmiotów, które na gruncie art. 3 ust. 1 ustawy pzp nie należą do katalogu podmiotów zobowiązanych do stosowania procedur udzielania zamówień publicznych określonych w przepisach ustawy pzp. W przypadku zaistnienia przesłanek określonych w art. 7.16 ust. 2 Regulacji podmioty te zobligowane są do stosowania krajowego prawa zamówień publicznych. Zgodnie z art. 7.16 ust. 3 Regulacji wymóg stosowania krajowego porządku prawnego w zakresie udzielania zamówień publicznych w przypadku uzyskania dofinansowania na realizację projektu w wysokości 50% lub więcej wydatków kwalifikowalnych ze środków MF EOG lub NMF 2009-2014 nie ma zastosowania do organizacji pozarządowych, chyba że kwota zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne określone dla zamówień publicznych, od których uzależniony jest obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów (Dz. U. Nr 282, poz. 1649), od których uzależniony jest obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej dla robót budowlanych jest to kwota- 5 000 000 euro, a dla usług - 130 000 euro.
Ponadto do zamówień publicznych w ramach Programu mają zastosowanie Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014.
