Zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 poz. 1114) oraz wydanym na jej podstawie rozporządzeniem Prezesa Rady Ministr6w z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i dostarczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2011 nr 206, poz. 1216 z późn. zm.), każdy podmiot publiczny, realizujący zadania publiczne, powinien zapewnić możliwość wymiany informacji w postaci elektronicznej (drogą elektroniczną) z podmiotami publicznymi oraz z podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi - w tym przeslania dokumentu w formie elektronicznej oraz uzyskania potwierdzenia tego faktu poprzez otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru.

Powyższy obowiązek będzie miał zastosowanie m. in. na etapie składania przez Wnioskodawców dokumentacji aplikacyjnej oraz wymiany korespondencji o zasadniczym znaczeniu dla oceny projektu (np. w przypadku dostarczenia dodatkowych dokumentów czy udzielenia wyjaśnień, ale także w toku procedury odwoławczej). Definicję dokumentu elektronicznego zawiera art. 3 pkt 2 ww. ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przy czym - w związku z faktem, iż przedmiotowy przepis nie wymaga, aby dokument elektroniczny był opatrzony jakimkolwiek podpisem - regulacja ta musi być ujmowana łącznie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2014 poz.1662) w aspekcie spełnienia wymogu co do formy. W takim rozumieniu dokument w formie elektronicznej jest dokumentem podpisanym przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym.

Dopuszczona w korespondencji z wnioskodawcą / beneficjentem forma pisemna (na piśmie) oznacza zarówno formę papierową, która opatrzona jest własnoręcznym podpisem wnioskodawcy lub jego pełnomocnika, jak i formę elektroniczną kwalifikowaną, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym, której towarzyszy urzędowe poświadczenie odbioru (otrzymane za pośrednictwem platformy ePUAP). Pismo każdego rodzaju, wniesione drogą elektroniczną do podmiotu publicznego oraz opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym z wykorzystaniem ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie jest obarczone nieprawidłowością formalną w postaci braku podpisu własnoręcznego - ponieważ w obrocie prawnym taki rodzaj podpisu elektronicznego, weryfikowany danym typem certyfikatu, jest funkcjonalnie równoważny podpisowi własnoręcznemu (zgodnie z art. 78 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz. U. 2014, poz. 121, 872 z późn. zm.). Tym samym, w powyższym rozumieniu, dokumentem elektronicznym, sporządzonym w formie elektronicznej, równoważnej co do skutków prawnych z formą pisemną, nie będzie dokument mający formę opieczętowanego i podpisanego „tradycyjnym" własnoręcznym podpisem pisma, które zostanie zeskanowane i przekazane pocztą elektroniczną (pomimo wypełnienia ustawowej definicji dokumentu elektronicznego, rozumianego jako odrębna całość znaczeniowa, zapisana na informatycznym nośniku danych i możliwa do odtwarzania).

Zgodnie z art. 50 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. 2014 poz. 1146 z późn. zm.) do postępowania w zakresie ubiegania się o dofinansowanie oraz udzielania dofinansowania w odniesieniu do sposobu obliczania terminów stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.  Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2015 poz. 211. 702, 1274). Dlatego też, na mocy art 57 § 5 pkt 1 Kodeksu, termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wystane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru.

Niemniej jednak - niezależnie od przewidzianej przepisami prawa możliwości przedkładania dokumentów w postaci elektronicznej, w tym w szczególności mając na względzie orzecznictwo sądowe w niniejszym zakresie - to wnioskodawcy ponoszą odpowiedzialność za skuteczność złożenia swojej dokumentacji aplikacyjnej w toku procedury ubiegania się o dofinansowanie, gdzie możliwość wykorzystania platformy ePUAP stanowi tylko jedną z kilku dostępnych opcji. Każdy wnioskodawca powinien więc wziąć pod uwagę ograniczenia techniczne, które wiążą się z funkcjonowaniem elektronicznej platformy usług administracji publicznej - oraz dokonać wyboru najbardziej właściwej dla siebie formy i sposobu dostarczenia wniosku wraz z załącznikami (tak, aby nie budzić wątpliwości w tym zakresie).

Ponadto, należy zwrócić uwagę na fakt, iż organ może doręczać wnioskodawcom pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o ile zostanie spełniony jeden z warunków, o których mowa w art. 39¹ Kodeksu postępowania administracyjnego.